Brokerská

společnost

Prostředník zastupující investory v obchodování na finančních trzích / poradenská agentura v oblasti investic do akcií.

„Připravili jsme pro vás případovou studii našeho klienta v oblasti poradenských služeb. Provedené automatizace, či aspoň některé její části jsou však aplikovatelné a velmi užitečné téměř v každé společnosti“.

 

Problémy, které vedly agenturu k potřebě automatizovat

1. Největší starosti máme s náborem nových poradců a obchodníků. Vždy, když k nám přijde někdo nový, tak je s tím spojeno obrovské množství administrativy.

2. Zásadní problémy nastávají v zaškolení nových poradců. Ti mají velké množství úkolů, které musejí do určitého dne splnit a manažeři musí na tento celý proces dohlížet. 

3. Často se nám stává, že noví poradci se po několika týdnech rozhodou skončit v důsledku náročnosti počátečních úkolů a samostudia. Manažeři jim věnovali obrovské množtví času, které přišlo vniveč. 

Reakce Autommate na podněty společnosti

1. Zjistili jsme, že asistentka zapisuje do interního systému mnoho údajů o nově příchozím poradci. Její úkol je také udělat s ním první meeting, ukázat poradci kancelář a předat složku se studijními materiály. 

2. Složka pro nové makléře obsahuje velké množství studijních materiálů a příklady nejrůznějších testů. Manažeři si musí s novými poradci dávat pravidelné meetingy, zadávat jim úkoly a kontrolovat jejich splnění. Manažeři jsou velmi vytížení.

3. Více než 2/3 nových poradců práci ukončí před kompletním zaškolením. Práce poradce a obchodníka je velmi těžká, a proto většina odejde dříve, než začne společnosti generovat zisk. Náklady na školení personálu, který předčasně odejde, jsou obrovské a manažaři jsou často frustrovaní. Budoucím obchodníkům věnují spoustu času, který přijde nazmar.

Stanovené cíle Autommate:

  • Krátkodobý horizont
    Zjednodušení procesu onboardingu nových poradců, nastavit automatizace jak v zadávání úkolů, tak v kontrole jejich splnění.
  • Střednědobý horizont
    Vyladit celý systém tak, že bude více motivovat nové poradce k dokončení úvodního zaškolení. (Cíl byl stanoven z 2/3 na 1/2)
  • Dlouhodobý horizont
    Znásobit zisky díky automatickému procesu náboru a tím pádem snadnému škálování

Jednotlivé automatické procesy a jejich rozfázování:

  • 1. Záznam nového klienta a elektronické zpracování smluv
  • 2.Vygenerování úkolů, předání přístupů k firemním aplikacím
  • 3. Systém notifikací týmu, manažerům a vedení
  • 4. Kontrola zadaných úkolů

Detailní popis jednotlivých fází automatizací:

1. Záznam nového klienta a elektronické zpracování smluv

Každý nový poradce musí vyplnit úvodní formulář, díky němuž se všechna potřebná data propíšou do systémů, se kterými již firma pracuje i některých nových systémů. Toto se stane po úvodním pohovoru, kdy se obě strany dohodnou na spolupráci. Novému poradci je odeslán email s uvítacím emailem a odkazem na formulář. 

Data jsou po vyplnění exportována do systému CRM, fakturačního systému, informačního systému a zároveň se generuje smlouva mezi brokerskou společností a poradcem, GDPR, konkurenční doložka či předávací protokol.

Asistentka nově nemusí:

  • - Zaznamenávat klienta do několika systémů
  • - Vytvářet smlouvy a složitě vykomunikovávat údaje do smluv

2. Vygenerování úkolů a předání přístupů k firemním aplikacím

Velmi náročná a sofistikovaná automatizace. Její nejdůležitější část obsahuje zaškolení poradce, přiřazení úkolů, které musí splnit před tím, než se plnohodnotně zařadí do pracovního procesu firmy a bude komunikovat s klientem. Jakmile vedení potvrdí spolupráci s poradcem, vznikne proces, který novému kolegovi vygeneruje ve specifické aplikaci seznam úkolů, jež musí v určený čas splnit. Jedná se o soubor videoškolení, prohlídek, domluvení schůzek na dané téma s vedením společnosti a testů, kterými musí nový kolega projít. 

Jakmile poradce vyplní registrační formulář a je smlouva podepsána, je mu taktéž odeslán email s odkazem na firemní domument, v němž je vyjmenován seznam aplikací a webových služeb, se kterými bude muset pracovat. Výhodou systému je, že ke každému úkolu se váže konkrétní popis, jak úkol splnit, doplněn o odkazy, na které se může nový poradce přímo prokliknout. Zcela se eliminovala úvodní složka předaná asistentkou.

Backoffice asistenka nově nemusí:

  • Dělat úvodní meeting s novým poradcem
  • - Předávat odrazující složku dokumentů a školících materiálů

3. Systém notifikací týmu, manažerům a vedení

S každou novou podepsanou smlouvou se spustí seznam notifikací jednak směrem k novému poradci (poděkování), ale také směrem dovnitř firmy. Posílá se informace pro vedení a manažery i zpráva do týmového messengeru o nově příchozím kolegovi.

Backoffice asistenka nově nemusí:

  • Komunikovat s vedením a informovat je o příchodu nového poradce
  • - Komunikovat s týmem a informovat je o příchodu nového kolegy

4. Kontrola zadaných úkolů

Spolu s procesem, kdy je novému kolegovi vygenerován seznam úkolů v aplikaci, je zároveň vygenerován deadline - určený čas na splnění konkrétního úkolu. Pokud je v daný čas nesplní, je na to automaticky upozorněn a stejně tak vedení, které může zasáhnout. Byla nastavena i notifikace upozorňující začínajícího poradce, že na nějaký úkol má již pouze jeden den.

Nový kolega má jasný přehled úkolů a ví od samého začátku, co dělat a jaké informace vstřebat, nežli bude vpuštěn do praxe.

Vedení nově nemusí:

  • - Vysvětlovat opakovaně úkoly a povinnosti novému personálu
  • - Věnovat zbytečný čas školením, která šla sepsat do přehledného dokumentu či natočit na video
  • - Manuálně kontrolovat proces zaškolení nového personálu

Závěr

Nyní vypadá prostředí firmy a systém onboardingu nových poradců velmi moderně, atraktivně a splňuje všechny stanovené cíle. Díky této automatizaci mohla společnost dramaticky navýšit počet nových poradců. Manažeři zastávají nyní funkci leadrů a motivátorů a dávají si pouze věcné porady o podnikání a motivační sezení. Díky tomuto systému se snadno pracuje i v systému home office. 

Kontaktujte nás