Checkinová

agentura

Checkinová (vítaní hostů) služby pro krátkodobé pronajímatele nemovitostí - Airbnb apartmány, hotely a penziony

Problémy, které vedly agenturu k potřebě automatizovat

Přijímáme objednávky telefonicky, emailem či přes jednoduchý formulář a poté následuje komplikovaný proces záznamu potřebných dat vedoucí ke kvalitní a včasně zpracované zakázce.  Nemůžeme kvůli složitému systému objednávek a jejich zpracování škálovat. Nevyvíjíme žádné marketingové aktivity, neboť sotva zvládáme zakázky a objednávky od stávajících klientů a klientů na doporučení. 

Máme problémy sehnat nové zaměstnance. Nemůžeme si dovolit platit více, než je průměrný plat, ale zároveň je s činností firmy spojená velká odpovědnost, náročná organizace a nutná jazyková vybavenost. Jako ideální řešení vidíme zvýšení koncových cen za službu a  následné navýšení platu, avšak tam narážíme na ceny konkurence, se kterými musíme držet krok.

Nejsme schopni efektivně zaškolit nový personál. Provoz firmy je náročný na organizaci práce, zaznamenávání dat a ješte težší operativu. Je vyvíjen obrovský tlak na vedení společnosti, které se musí aktivně zapojovat i do operativy a neustále řešit krizové situace a to vše na úkor kvality poskytovaných služeb, na kterou máme dohlížet. Chtěli bychom růst a navyšovat obrat, ale v tuto fázi by nám to bylo spíše ke škodě, než k užitku.

Reakce Autommate na podněty agentury

Zjistli jsme, že asistentka sbírající objednávky je opravdu přetížená. Komunikuje s klienty, kteří často zavolají, napíší a nemají připravené kompletní informace potřebné k úspěšnému checkinu. A poté ručně zpracovává každou objednávku do kalendáře a tabulky. Vzhledem k tomu, že je více zdojů odkud objednávka přichází, může se stát, že na nějakou i zapomene.

Souhlasíme, že sehnat novou kvalifikovanou sílu za průměrný plat, která má perfektní organizační schopnosti a jazykovou vybavenost je  nemyslitelné a její zaškolení by trvalo ve stávajícím systému fungování společnosti měsíce. 

Vidíme, že vedení se zapojuje do operativy každý den a pomáhá řešit vzniklé krizové situace v operativě. Pomáhá s organizací práce a často i samo operativu řeší. Chápeme, že v takové situaci je náročné dělat jakékoliv systémové změny vedoucí k růstu, na které není zkrátka čas a prostor.

Stanovené cíle Autommate:

  • Krátkodobý horizont
    Odlehčit vedení, které by mělo více prostoru kontrolovat kvalitu poskytovaných služeb a věnovat se změně systému napříč celou firmou
  • Střenědobý horizont
    Eliminovat veškeré zmíněné problémy a nastavit systém připravený na škálovaní a akvizici nových klientů
  • Dlouhodobý horizont
    Zdesetinásobily zisky díky marketingu, procesu škálování a automatizaci náboru a školení nového personálu

Jednotlivé automatické procesy a jejich rozfázování:

  • 1. Záznam nového klienta a elektronické zpracování smluv
  • 2. Objednávkový systém a záznam dat
  • 3. Efektivní komunikace a notifikace
  • 4. Nábor a zaškolení nového personálu
  • 5. Výpočet mezd
  • 6. Fakturace klientům

Detailní popis jednotlivých fází automatizací:

1. Záznam nového klienta a elektronické zpracování smluv

Každý nový klient musí vyplnit úvodní formulář, díky němuž se všechna potřebná data propíšou do systémů, se kterými již firma pracuje i některých nových systémů. Data jsou uložena již tak v systému CRM, fakturačním systému, informačním systému pro operativce (úklízecí síla a checkinovací síla) a zároveň se generuje smlouva o poskytování služeb, GDPR či předávací protokol a aktivuje se řada notifikací pro všechny strany včetně vedení společnosti.

Obchodní zástupce vysvětlí službu a pokud má klient zájem - je mu odeslán email s odkazem na registrační formulář.

Obchodní zástupce nově nemusí:

  • - Zaznamenávat klienta do několika systémů
  • - Vytvářet smlouvy a složitě vykomunikovávat údaje do smluv
  • - Potkávat se znovu s klientem a podepisovat smlouvu
  • - Dávat informaci vedení a týmu o akvizici nového klienta

2. Objednávkový systém a záznam dat

Jakmile klient vyplní registrační formulář a je smlouva podepsána - vytvoří se mu profil, objednávkový formulář, systém přehledu objednaných služeb pro fakturaci, systém informačních emailů, jak objednávat služby. Nyní již je možno libovolně objednávat.

Klient si projde intuitivním registračním procesem a dostane instrukce k objednávkám služeb.

Backoffice asistenka nově nemusí:

  • - Informovat klienta, jak správně zadávat objednávky
  • - Přijímat objednávky telefonicky, emailem či přes jednoduchý formulář
  • - Zaznamenávat objednávky do patřičných systémů

3. Efektivní komunikace a notifikace

S každou novou objednávkou se spustí seznam notifikací jednak směrem ke klientovi (poděkování) a také směrem dovnitř firmy (urgentní objednávka, informace pro vedení, zpráva do týmového messengeru a notifikace s podrobnostmi objednané služby atd.)

Všichni v týmu hned vědí o nové objednávce, jejích podrobnostech a operativci mají přiřazený úkol (dle sofistikovaného spádového systému).

Backoffice asistenka nově nemusí:

  • - Komunikovat s klientem
  • - Komunikovat s týmem a informovat je o nové zakázce

4. Nábor a zaškolení nového personálu 

Velmi náročná a sofistikovaná automatizace. Její nejdůležitější část obsahuje zaškolení, přiřazení úkolů a kontrolu jejich splnění před tím, než se plnohodnotně personál zařadí do spádového systému firmy a bude vykonávat objednávky klienta. Jakmile vedení potvrdí spolupráci s operativcem, vznikne proces, kdy je novému kolegovi vygenerován seznam úkolů ve specifické aplikaci, jež musí v určený čas splnit. Jedná se o soubor videoškolení, prohlídek, domluvení schůzek na dané téma s vedením společnosti a testů, kterými musí nový kolega projít. Pokud je v daný čas nesplní, je na to automaticky upozorněn a stejně tak vedení, které může zasáhnout.

Nový kolega má jasný přehled úkolů a ví od samého začátku, co dělat a jaké informace vstřebat, nežli bude vpuštěn do praxe.

Vedení nově nemusí:

  • - Vysvětlovat opakovaně úkoly a povinnosti novému personálu
  • - Věnovat zbytečný čas školením, která šla sepsat do přehledného dokumentu či natočit na video
  • - Manuálně kontrolovat proces zaškolení nového personálu

5. Výpočet mezd pro operativce

Podle kalendáře a přiřazovaných úkolů / objednávek od klientů se generuje report, kolik kdo napracoval činností a počítá se jim hodinová mzda. Vedení je pak poslán report, kolik toho za daný měsíc operativec napracoval a jaký má nárok na finanční odměnu. To vše neomylně, bez chyb a s přehledným výpisem.

Vedení i mzdová účetní bez složitých výpočtů ihned vědí, kolik je potřeba proplatit peněz operativcům za daný měsíc.

Backoffice asistentka nově nemusí:

  • Vypisovat jednotlivé úkony pro každého operativce
  • - Přepočítávat mzdu a kontrolovat, zda vše sedí, jak má
  • - Řešit možné problémy s nesrovnalostmi ve vyúčtování

6. Fakturace klientům 

Systém automaticky odešle v určený den přehled objednaných služeb danému klientovi společně s fakturou. Následně dohlíží na proplacené faktury a hlídá si datum splatnosti. Pokud je platba v prodlení - systém sám urguje klienta.

Klient dostane na email přehledný report o objednaných službách společně s fakturou k proplacení.

Backoffice sistentka nově nemusí:

  • - Manuálně vypisovat seznam objednaných služeb
  • - Vystavovat faktury
  • - Odesílat faktury klientům
  • - Kontrolovat proplácení faktur
  • - Odesílat manuálně upomínky za nezaplacené faktury

Závěr

Zanalyzujeme vaše potřeby, vytvoříme automatizace, které za vás budou pracovat 24/7. Šetřete čas, zbavte se manuálních procesů a věnujte se tomu, na čem nejvíce záleží.

Vykročte správnou cestou.