Poradenská
společnost
Podnikatelka na volné noze poskytující poradenství pro malé a střední podniky
„Připravili jsme pro vás případovou studii našeho klienta v oblasti poradenských služeb. Provedené automatizace, či aspoň některé její části jsou však aplikovatelné a velmi užitečné téměř v každé společnosti“.
Problémy, které vedly společnost k potřebě automatizovat
„Baví mě dělat školení, komunikovat s klienty, konzultovat s firmami nejrůznější projekty a podílet se na jejich růstu. Poslední dobou si však připadám, že se vzdaluji od toho, čemu rozumím a mé podnikání mi přináší práci, kterou nechci dělat.”
Strávím denně většinu času aktivitami, které nedělám ráda, ubírají mi energii a čas, který bych měla trávit se svojí rodinou. Jsou to činnosti jako je třeba, publikování kontentu na soc. sítích, vypisování záznamů o klientech, fakturace a učetnictví a nebo domlouvání schůzek
Řešení Autommate:
Podnikatelce jsme navrhli rozsáhlé a komplexní řešení, jehož výstupem je, že se skutečně může věnovat tomu, co ji baví a povinnosti spojené s chodem její živnosti jsme úplně eliminovali či je minimalizovali na nutné minimum.
Konzultantka se již dnes naplno věnuje pouze emailové komunikaci s klienty, osobním konzultacím, školením a tvorbě expertního blogu. Má jasně vyhrazený čas pro rodinu.
Fáze automatizací:
1. Publikování kontentu na sociálních sítích- 2. Vypisování záznamů o klientech
- 3. Fakturace a účetnictví
- 4. Domlouvání schůzek
Detailní popis jednotlivých fází automatizací:
1. Publikování kontentu na soc. sítích
Konzultantce jsme doporučili tvorbu expertního blogu na její webové stránce. Po vytvoření atraktivního kontentu se rozešle notifikace emailem do segmentované databáze a upozorní tak kontakty na nový publikovaný článek. Stejně tak se vytvoří příspěvek na LinkedInu, Facebooku a Instagramu odkazující na expertní blog.
Výsledkem je úspora mnoha hodin času a vyšší efektivnost se zpracováváním nových leadů, neboť se dramaticky zvýšila návštevnost webu lidmi, kteří by se normálně zdrželi pouze u příspěvku na soc. sítích.
Konzultantka nově nemusí:
- Publikovat manuálně příspěveky na LinkedIn
- Publikovat manuálně příspěveky na Facebook
- Publikovat manuálně příspěveky na Instagramu
- Tvořit z emailového systému manuálně rozesílat
- Pracovat více než s jedním systémem - tvorba samotného článku na blogu
2. Vypisování záznamů o klientech
Klientce jsme navrhli využívání systému Pipedrive primárně na emailing s klienty a záznam informací. Nyní jde veškerá komunikace skrz CRM Pipedrive. Tento systém zaznamenává mnoho informací automaticky k danému kontaktu a klientka pak už jen zapisuje speciální obchodní případy a přiřazuje k nim ceny. Standardní služby a objednávky konzultací se v CRM objevují automaticky a jsou spárovány s fakturací.
Klientka šetří další cenné hodiny strávené zapisováním informací o klientech a v případě potřeby má vše na jednom místě. Informace se jí ukazují i při přijímaném hovoru, aby byla vždy informačně na rozhovor připravená.
Konzultantka nově nemusí:
- Zapisovat manuálně informace o klientech
- Dohledávat klienty v běžné emailové schránce
- Zapisovat informace do fakturačního systému
3. Fakturace a účetnictví
Ve vhodně nastaveném CRM Pipedrive se evidují ceny za jednotlivé uskutečněné obchodní případy. Díky integraci s účetním systémem se v určitý čas nejen vygenerují faktury, ale účetní systém i dohlíží na jejich proplacení. Vzhledem k jednoduchosti lze systém snadno spárovat s ekonomickým systémem, který připravuje účetnictví do finální fáze. Zde je zatím nutná aktivita klientky.
Pokud konzultantka následuje dohodnutý postup, komunikuje výhradně přes CRM a zaznamenává speciální obchodní dohody, jejichž cena se liší od standardního ceníku - nemusí konzultantka již vůbec řešit fakturaci manuální cestou. Účetnictví má zpracované z 90 % a již zbývá pouze záznamy narychlo zkontrolovat, odeslat a zaslat platby úřadům.
Konzultantka nově nemusí:
- Dělat přehled služeb a posílat faktury
- Kontrolovat proplacení faktur
4. Domlouvání schůzek
Domluva schůzek a školení často zabrala klientce několik desítek minut vyměňováním si termínů po emailech či telefonátech. Klientce byla navrhnuta možnost využívat online rezervační systém na objednávání osobních konzultací a školení. Jakmile se konzultantka domluvila s klientem, byl mu odeslán na email designový formulář s výběrem dne a času určený jak pro osobní konzultace, tak pro školení. Klientka si nejdříve musela striktně zorganizovat čas a vyhradit rámce na volný čas, konzultace a školení. Jakmile si klient vybere den a čas, odešle se potvrzení jak jemu, tak naší klientce a vše se uloží oběma do kalendáře. Je také nabídnuta možnost konzultace online přes Zoom a vygeneruje se automatiky meeting room s podrobnostmi, jak se k němu připojit.
Konzultantka již nemusí složitě vykomunikovávat časy konzultací a školení. Jejím klientům se v rezervačním systému objevují pouze volné termíny a to nejen na základě online systému, ale i díky sprárování s jejím osobním kalendářem. Zvýšil si i počet konzultací, neboť byl odkaz na kalendář pevně umístěn na soc. sítích a webu a klienti mohli ihned objednávat konzultace.
Konzultantka nově nemusí:
- Zdlouhavě se domlouvat s klienty na termínech
- Zapisovat do kalendáře potvrzené schůzky
- Upozorňovat klienty na dohodnuté schůzky předem
Závěr
Nastavením těchto vhodných automatizací jsme klientce pomohli ušetřit několik hodin práce denně, které může navíc strávit se svojí rodinnou. Může tak čerpat inspiraci a věnovat se tomu, co dělá ráda a co jí naplňuje. Dnes už pouze publikuje příspěvky přes vytvořený systém a komunikuje (převážně online) s klienty. Nemusí sedět hodiny u sociálních sítí či se dohadovat s klienty na volných termínech nebo zpracovávat účetnictví a odesílat faktrury.