Poradenská

společnost

Podnikatelka na volné noze poskytující poradenství pro malé a střední podniky

„Připravili jsme pro vás případovou studii našeho klienta v oblasti poradenských služeb. Provedené automatizace, či aspoň některé její části jsou však aplikovatelné a velmi užitečné téměř v každé společnosti“.

 

Problémy, které vedly společnost k potřebě automatizovat

„Baví mě dělat školení, komunikovat s klienty, konzultovat s firmami nejrůznější projekty a podílet se na jejich růstu. Poslední dobou si však připadám, že se vzdaluji od toho, čemu rozumím a mé podnikání mi přináší práci, kterou nechci dělat.”

Strávím denně většinu času aktivitami, které nedělám ráda, ubírají mi energii a čas, který bych měla trávit se svojí rodinou. Jsou to činnosti jako je třeba, publikování kontentu na soc. sítích, vypisování záznamů o klientech, fakturace a učetnictví a nebo domlouvání schůzek

Řešení Autommate:

Podnikatelce jsme navrhli rozsáhlé a komplexní řešení, jehož výstupem je, že se skutečně může věnovat tomu, co ji baví a povinnosti spojené s chodem její živnosti jsme úplně eliminovali či je minimalizovali na nutné minimum.

Konzultantka se již dnes naplno věnuje pouze emailové komunikaci s klienty, osobním konzultacím, školením a tvorbě expertního blogu. Má jasně vyhrazený čas pro rodinu.

Fáze automatizací:

  • 1. Publikování kontentu na sociálních sítích
  • 2. Vypisování záznamů o klientech
  • 3. Fakturace a účetnictví
  • 4. Domlouvání schůzek

Detailní popis jednotlivých fází automatizací:

1. Publikování kontentu na soc. sítích

Konzultantce jsme doporučili tvorbu expertního blogu na její webové stránce. Po vytvoření atraktivního kontentu se rozešle notifikace emailem do segmentované databáze a upozorní tak kontakty na nový publikovaný článek. Stejně tak se vytvoří příspěvek na LinkedInu, Facebooku a Instagramu odkazující na expertní blog.

Výsledkem je úspora mnoha hodin času a vyšší efektivnost se zpracováváním nových leadů, neboť se dramaticky zvýšila návštevnost webu lidmi, kteří by se normálně zdrželi pouze u příspěvku na soc. sítích.

Konzultantka nově nemusí:

  • Publikovat manuálně příspěveky na LinkedIn
  • Publikovat manuálně příspěveky na Facebook
  • Publikovat manuálně příspěveky na Instagramu
  • Tvořit z emailového systému manuálně rozesílat
  • Pracovat více než s jedním systémem - tvorba samotného článku na blogu

2. Vypisování záznamů o klientech

Klientce jsme navrhli využívání systému Pipedrive primárně na emailing s klienty a záznam informací. Nyní jde veškerá komunikace skrz CRM Pipedrive. Tento systém zaznamenává mnoho informací automaticky k danému kontaktu a klientka pak už jen zapisuje speciální obchodní případy a přiřazuje k nim ceny. Standardní služby a objednávky konzultací se v CRM objevují automaticky a jsou spárovány s fakturací.

Klientka šetří další cenné hodiny strávené zapisováním informací o klientech a v případě potřeby má vše na jednom místě. Informace se jí ukazují i při přijímaném hovoru, aby byla vždy informačně na rozhovor připravená.

Konzultantka nově nemusí:

  • Zapisovat manuálně informace o klientech
  • Dohledávat klienty v běžné emailové schránce
  • Zapisovat informace do fakturačního systému

3. Fakturace a účetnictví

Ve vhodně nastaveném CRM Pipedrive se evidují ceny za jednotlivé uskutečněné obchodní případy. Díky integraci s účetním systémem se v určitý čas nejen vygenerují faktury, ale účetní systém i dohlíží na jejich proplacení. Vzhledem k jednoduchosti lze systém snadno spárovat s ekonomickým systémem, který připravuje účetnictví do finální fáze. Zde je zatím nutná aktivita klientky.

Pokud konzultantka následuje dohodnutý postup, komunikuje výhradně přes CRM a zaznamenává speciální obchodní dohody, jejichž cena se liší od standardního ceníku - nemusí konzultantka již vůbec řešit fakturaci manuální cestou. Účetnictví má zpracované z 90 % a již zbývá pouze záznamy narychlo zkontrolovat, odeslat a zaslat platby úřadům.

Konzultantka nově nemusí:

  • Dělat přehled služeb a posílat faktury
  • Kontrolovat proplacení faktur

4. Domlouvání schůzek

Domluva schůzek a školení často zabrala klientce několik desítek minut vyměňováním si termínů po emailech či telefonátech. Klientce byla navrhnuta možnost využívat online rezervační systém na objednávání osobních konzultací a školení. Jakmile se konzultantka domluvila s klientem, byl mu odeslán na email designový formulář s výběrem dne a času určený jak pro osobní konzultace, tak pro školení. Klientka si nejdříve musela striktně zorganizovat čas a vyhradit rámce na volný čas, konzultace a školení. Jakmile si klient vybere den a čas, odešle se potvrzení jak jemu, tak naší klientce a vše se uloží oběma do kalendáře. Je také nabídnuta možnost konzultace online přes Zoom a vygeneruje se automatiky meeting room s podrobnostmi, jak se k němu připojit.

Konzultantka již nemusí složitě vykomunikovávat časy konzultací a školení. Jejím klientům se v rezervačním systému objevují pouze volné termíny a to nejen na základě online systému, ale i díky sprárování s jejím osobním kalendářem. Zvýšil si i počet konzultací, neboť byl odkaz na kalendář pevně umístěn na soc. sítích a webu a klienti mohli ihned objednávat konzultace.

Konzultantka nově nemusí:

  • Zdlouhavě se domlouvat s klienty na termínech
  • Zapisovat do kalendáře potvrzené schůzky
  • Upozorňovat klienty na dohodnuté schůzky předem

Závěr

Nastavením těchto vhodných automatizací jsme klientce pomohli ušetřit několik hodin práce denně, které může navíc strávit se svojí rodinnou. Může tak čerpat inspiraci a věnovat se tomu, co dělá ráda a co jí naplňuje. Dnes už pouze publikuje příspěvky přes vytvořený systém a komunikuje (převážně online) s klienty. Nemusí sedět hodiny u sociálních sítí či se dohadovat s klienty na volných termínech nebo zpracovávat účetnictví a odesílat faktrury.